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Soluciones para optimiizar procesos de contratación ante e estado y el sector privado

 
 





Formamos líderes en contratación pública y privada.





 
 
¿Qué es el SECOP II?
El SECOP II es la nueva versión del SECOP (Sistema Electrónico de Contratación Pública) para pasar de la simple publicidad a una plataforma transaccional que permite a Compradores y Proveedores realizar el Proceso de Contratación en línea.  
Desde su cuenta, las Entidades Estatales (Compradores) pueden crear y adjudicar Procesos de Contratación, registrar y hacer seguimiento a la ejecución contractual. Los Proveedores también pueden tener su propia cuenta, encontrar oportunidades de negocio, hacer seguimiento a los Procesos y enviar observaciones y Ofertas.
¿Qué puedo realizar en el SECOP II?
El SECOP II permite a compradores y proveedores realizar todas las modalidades de contratación, excepto por la compra al amparo de Acuerdos Marco y otros instrumentos de agregación de demanda, que se realiza a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano con un usuario y contraseña diferentes. Así mismo, le permite al público en general consultar la actividad contractual de las Entidades Estatales. Así el proceso de contratación gana en transparencia.
¿Qué beneficios trae la utilización del SECOP II?
El SECOP II asegura la trazabilidad y la transparencia de la Gestión contractual. Los proveedores son activos ya que deben registrarse y tener interacción con las Entidades Estatales a través del sistema y pueden solicitar informes acerca del proceso que les interesa y para esto cuentan con el clasificador de bienes y servicios
¿Cómo se si mi entidad está registrada en el SECOP II?
El SECOP II permite al usuario buscar a las Entidades Estatales y a los Proveedores registrados en la plataforma por palabra clave, país de origen y por el código del Clasificador de Bienes y Servicios que tengan en su perfil, a través de la opción DIRECTORIO SECOP.
¿Se debe publicar en el SECOP los contratos celebrados con recursos producto de la cooperación internacional?
Si, pues de conformidad con lo establecido en el parágrafo 2 del artículo 20 la Ley 1150 de 2007, las Entidades Estatales que celebren contratos con recursos de Organismos Internacionales tendrán la obligación de reportar dicha información en el SECOP.
¿Las Entidades Estatales deben publicar en el SECOP los contratos o convenios de comisión de estudios?
No, la comisión de estudios es una situación administrativa y el acto por el cual se autoriza la misma no es un contrato en los términos del Sistema de Compra Pública, toda vez que la comisión es una condición en la cual se encuentra el funcionario en relación con la Entidad en la cual presta sus servicios por un momento determinado. En consecuencia, los contratos o convenios que se celebren para autorizar la comisión de estudios no deberán ser publicados en el SECOP.
¿Los contratos laborales deben ser publicados en el SECOP?
La obligación de publicar en el SECOP se predica de la actividad contractual incorporada en el Sistema de Compra Pública. En este contexto, los contratos derivados de relaciones laborales no deben ser publicados en el SECOP dado que a este tipo de relaciones no se les aplica la normativa del Sistema de Compra Pública.
¿Cómo público un proceso en el SECOP II?
Cuando el usuario termine de diligenciar todos los pasos de la creación del proceso, debe hacer clic en “Ir a publicar”. Al hacer clic en esta opción, el proceso se hace público en el SECOP II, con lo que puede ser consulta por otras Entidades Estatales, por los Proveedores y por la ciudadanía en general. Desde ese momento, el proceso queda abierto para la presentación de observaciones por parte de los Proveedores que se suscriban al proceso.
¿Las entidades estatales cómo pueden enviar invitación a los proveedores para participar en su proceso?
Este paso aparece en los procesos de solicitud de información a proveedores, contratación directa y concurso de méritos con precalificación. El usuario puede enviar una invitación de dos formas: invitación automática e invitación manual.
¿Si se celebra un contrato o convenio interadministrativo quien debe publicar los documentos expedidos con ocasión de dicho contrato o convenio?
La Entidad Estatal responsable de realizar la publicación del convenio o contrato interadministrativo y los documentos derivados del mismo en el SECOP será la Entidad Estatal contratante. Si no es fácilmente determinable quien es la entidad contratante, la publicación la debe hacer la Entidad Estatal que adelantó el Proceso de Contratación.  
¿Cómo creo una unidad de contratación en el SECOP II?
Ingresando en la plataforma del SECOP II con nombre de usuario y contraseña, en la barra de color negro al lado izquierdo ingrese en la opción de "Procesos", después seleccione la opción de "Unidades de contratación", en la parte de abajo podrá crear la nueva unidad de contratación.
¿Cómo creo un grupo de usuarios para mis procesos en el SECOP II?
Desde la opción de "Configuración Entidad Estatal / Proveedor" acceda en la opción de "Grupos de Usuarios" en la parte de abajo podrá seleccionar "Crear" Cuando el usuario administrador accede a esta sección el SECOP II muestra un formulario en el que el usuario administrador debe indicar el nombre y la descripción del grupo de usuarios y agregar roles a cada miembro del grupo., Para agregar un rol, el usuario debe hacer clic en “Agregar rol”, definir un nombre para el rol que va a crear y hacer clic en “Guardar” 
¿Cómo se configuran los equipos de proceso en el SECOP II?
Las formas más rápidas para acceder a la gestión de Equipos de Proceso son: · Entrar en el menú “Procesos” y hacer clic en “Tipos de procesos”. · Hacer clic en “Ir a” y seleccionar “Crear proceso”.
Al hacer clic en “Equipo del proceso”, el SECOP II muestra los equipos creados para el tipo de proceso que haya seleccionado el usuario. Cada uno de los equipos tiene un enlace “Editar” que permite actualizar las características de ese equipo. En esta misma pantalla, es posible activar, desactivar y borrar equipos del proceso.
Cuando el usuario administrador selecciona la opción “Crear equipo de la Entidad Estatal”, el SECOP II presenta pantalla con un formulario en el que diligenciar las características del Equipo del proceso.
¿Las Entidades Estatales cómo pueden publicar la lista de oferentes?
Luego de haber realizado la apertura de ofertas del proceso de contratación y una vez todos los sobres hayan sido abiertos el usuario puede publicar la lista de oferentes (conocida como el acta de cierre). Para acceder a esta opción, el usuario debe hacer clic en “Abrir panel” en la sección “Lista de ofertas”, después debe hacer clic en el botón “Publicar lista de oferentes”. El SECOP II muestra un formulario con los Proveedores que presentaron ofertas al proceso. El usuario debe confirmar la publicación haciendo clic en “Publicar lista de oferentes”.
¿Cómo puedo publicar el contrato en el SECOP II?
Para generar un contrato el usuario debe ingresar a la sección “Contratos” del área de trabajo del Proceso. En ella el SECOP II muestra el o los contratos (en caso de que sean varios los adjudicatarios) que deben generarse para la adjudicación.
Al hacer clic en la referencia del contrato el SECOP II presenta un formulario con los siguientes pasos los cuales debe diligenciar:
Información general – Condiciones - Bienes y servicios - Documentos del Proveedor - Documentos del contrato - Ejecución del contrato – Modificación del contrato.
¿Los códigos UNSPSC son los mismos códigos del RUP?
Sí. Dado que las entidades proveedoras acreditan su experiencia mediante el RUP utilizando el código clasificador de bienes y servicios.
¿Cuál es el marco normativo que sustenta el Proceso de Contratación en el SECOP II?
El artículo 3 de la ley 1150 de 2007, la Ley 1712 de 2014, el Decreto 4170 de 2011, el Decreto 1082 de 2015 y el Decreto 1083 de 2015. En desarrollo de estas normas, Colombia Compra Eficiente administra el SECOP II, una plataforma transaccional que permite a Compradores y Proveedores realizar el Proceso de Contratación en línea.
Fuente: Ley 1150 de 2007, artículo 3, Ley 527 de 1999
¿Las Entidades Estatales deben hacer pliegos de condiciones como documento adicional en el SECOP II?
No, el SECOP II tiene pliegos electrónicos para cada una de las modalidades de selección contempladas las normas del Sistema de Compra Pública. Estos pliegos están compuestos por dos partes: un formulario con campos tipo y una sección para adjuntar documentos. La idea es que no se presente una duplicidad en el contenido de estas dos partes.
Los formularios de los pliegos electrónicos abarcan la mayoría de los contenidos mínimos que debe contener un pliego de condiciones, con excepción del análisis de riesgos, las causales de rechazo, la minuta del Contrato y los términos supervisión o interventoría entre otros, los cuales al igual que los demás componentes que la Entidad considere conveniente incluir en su autonomía, pueden incluirse en la sección para adjuntar documentos.
Fuente: Ley 1150 de 2007 artículo 8, Decreto 1082 de 2015, artículo 2.2.1.1.2.1.3, 2.2.1.1.2.1.4

 
 
 
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